1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest NAXSOL ENTERPRISES LTD, działający pod adresem vireellion.com, z siedzibą w Polsce. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub chęci skorzystania z przysługujących praw mogą się Państwo z nami skontaktować za pośrednictwem formularza na stronie Kontakt / Wycena.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do świadczenia naszych usług i obsługi zapytań. Należą do nich w szczególności:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- informacje wymagane do realizacji zamówień i organizacji eventów, takie jak proponowany termin, lokalizacja wydarzenia, preferowana oferta, liczba uczestników oraz dodatkowe uwagi związane z charakterem wydarzenia.
3. Cel przetwarzania danych
Dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w jasno określonych celach związanych z naszą działalnością eventową, w szczególności:
- obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy lub inne kanały komunikacji,
- rezerwacja usług oraz przygotowanie spersonalizowanych propozycji i scenariuszy eventów,
- przygotowanie i przekazywanie wycen,
- komunikacja dotycząca organizowanych eventów, w tym potwierdzenia, ustalenia operacyjne oraz informacje o ewentualnych zmianach,
- cele rozliczeniowe i księgowe związane z realizacją zamówień.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679). W zależności od kontekstu, podstawą prawną przetwarzania danych jest:
- udzielona przez Państwa zgoda – np. na kontakt zwrotny lub przedstawienie oferty,
- niezbędność przetwarzania do zawarcia i realizacji umowy – gdy organizujemy event lub świadczymy inne usługi,
- spełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze – m.in. wynikających z przepisów podatkowych i księgowych,
- prawnie uzasadniony interes administratora – np. obrona przed roszczeniami lub dochodzenie roszczeń związanych z realizacją umów.
5. Udostępnianie danych osobowych
Państwa dane osobowe nie są sprzedawane ani w inny sposób przekazywane osobom trzecim w celach marketingowych. Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnych sytuacjach, w szczególności:
- zaufanym podwykonawcom biorącym udział w realizacji eventu (np. obsługa techniczna, lokal, dodatkowe atrakcje), wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania usługi,
- podmiotom świadczącym usługi na rzecz NAXSOL ENTERPRISES LTD, takim jak dostawcy usług IT, księgowości czy obsługi prawnej – na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych,
- organom administracji publicznej lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa – wyłącznie w zakresie wynikającym z tych przepisów.
W każdym przypadku dbamy o to, by podmioty, którym powierzamy dane, zapewniały odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, jakie dane przetwarzamy oraz kopii tych danych,
- prawo sprostowania danych – poprawienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
- prawo usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych przez prawo, np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane,
- prawo ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub żądania sprostowania danych,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora,
- prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
- prawo do przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przez RODO.
W celu skorzystania ze swoich praw mogą się Państwo skontaktować z nami za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie Kontakt / Wycena. Odpowiemy na każde żądanie z zachowaniem terminów określonych w przepisach prawa.
7. Bezpieczeństwo danych
Zastosowaliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. W szczególności:
- stosujemy rozwiązania techniczne adekwatne do charakteru przetwarzanych danych,
- ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób uprawnionych i przeszkolonych,
- współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają zgodność z RODO i odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji.
9. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony interes administratora. W szczególności:
- dane związane z zapytaniami ofertowymi – przez czas obsługi zapytania oraz ewentualnych dalszych rozmów dotyczących współpracy,
- dane związane z realizacją umowy – przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego,
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania przez Państwa zgody lub ustania celu, dla którego zostały zebrane.
10. Zmiany w polityce prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa, sposobach przetwarzania danych lub rozwoju naszych usług. Wszelkie zaktualizowane wersje dokumentu będą publikowane na naszej stronie internetowej pod adresem https://vireellion.com/privacy-policy/, z odpowiednią datą aktualizacji.
11. Kontakt i skargi
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, chęci skorzystania z przysługujących praw oraz w przypadku skarg mogą się Państwo skontaktować z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt / Wycena.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.